仕事の断り方

こんにちは!阿部@コーチングサーチです。
前に友人がお酒を飲みながら言っていました。
「印象のいい仕事の断り方セミナーがあったら受けたい!!」

念のために言っておきますが、
会社員の彼女は決して仕事をサボりたいのではありません。
むしろ仕事大好き人間の方です。
受けた仕事(業務)は120%以上の成果物で答える。という
彼女なりのモットーがあるらしく、
一つ一つの仕事をきめ細やか仕上げ
昼食を忘れるくらい集中してしまい、時間があっという間に過ぎてしまうよう。

そんな時、信頼されている上司から更に仕事依頼が重なり
いつもイライラしてしまい自分に余裕がなくなるのださそう。
何でも引き受けてしまう自分の優柔不断さを嘆いていました。

そういえば、以前若い女の子(新人)らしき業者さんから
お願いしていた依頼を断られた時のメールにこんなことが書かれていました。

「いたしかねます」
「出来かねます」
「存じあげません」

言葉は丁寧なのですが、この子は本当に新人だなあと思ったことがありました。
新人の彼女は、丁寧な文章で自分を高く見せようとしていたようですが
「できない」その一言で終わってしまうと
言われた方は、手の打ちようがないので次からはこの人にはお願いしたくない。
この人はまだ能力がないから別の人と仕事しようと考えました。

どんな人でも仕事が依頼されてきた時に、
頑張っても、
すごく無理したとしても、
「できない」「それは無理」という状況は必ずあります。

でもそれを「できません」というだけで返すのは
社会人としてはもう少しだと思います。

断るときは、「提案型」を使います。

例えば、
上司 「Aさん、この資料を明日までにお願い」
自分 「できません」
上司 「。。。。」←思考停止中。
   もしくは、この子は能力が無いから仕方がないと思い始める。

これが提案型の場合、
上司 「Aさん、この資料を明日までにお願い」
自分 「明日までに、別の資料を作らないといけないので、
____明後日の午前中まででも宜
しいでしょうか?」
   「今は〇〇を担当しており、それをするにはあと2日必要です。
____待って頂け
ら仕上げることが可能です」
   「これを明日までに仕上げるには、自分一人では期限に間に合わないので、
____誰か
一緒にお願い出来る人をつけてくれないでしょうか?」

こんな形で、「〇〇があれば可能。」「1日伸ばしてくれたら可能」など
提案型で断ってみると相手が納得します。
「自分としてはBの業務を是非やってみたいが、それをするには10日間つきっきりで
もともとやっているAの業務のクオリティが下がってしまうのです。ここを解決できれ
ばできると思うのですが。。。」
こんな形で断ったら、相手は次の解決策を考えることが出来るのです。

ここで言っておきたいのですが、
正直に状況を伝えて提案型で断わったら、
そのことについてあとは想い悩まなくても大丈夫です。
相手がどう考えるかは相手の仕事です。あとは任せます。

昔、東急ハンズのモットーを聞いたとき、これは素晴らしい!と思いました。
東急ハンズの店員は、お客様から探してる品物を尋ねられて
その商品がそこに置いていなくても、
たとえ東急ハンズに商品が無くても、
「ない」とは言いません。


「一度お探してみましょうか?」
「東急ハンズでは取り扱っておりませんが、〇〇デパートならございます。」

こんな形で『無いと言わない接客』が東急ハンズの売りだそうです。
(今現在もそうなのかはわかりませんが。。)

誰にでも、相手にどうしても断らなければならない場面は必ずあります。
それをどう表現するのかで
相手との信頼関係が決まってしまうこともあるのです。
これも立派なコミュニケーション力です。